Lập vi bằng là một trong những chức năng quan trọng của Thừa phát lại hiện nay. Để tìm hiểu thêm về chức năng, nhiệm vụ này cũng như phương thức thực hiện công việc của Thừa phát lại, chúng tôi sẽ đi vào phân tích một số nội dung cơ bản của vấn đề.
Vậy quy định lập vi bằng thừa phát lại tại Hải Dương được quy định như thế nào. Bài viết về thừa phát lại tại Hải Dương của Rong Ba giúp cho mọi người dễ dàng tiếp cận pháp luật về quy định này.
Trình tự, thủ tục, các bước lập vi bằng của thừa phát lại tại Hải Dương
Việc lập vi bằng của thừa phát lại được tiến hành thông qua các bước cơ bản sau:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng của Người yêu cầu lập vi bằng
Khi có nhu cầu lập vi bằng, khách hàng thường sẽ phải đến Văn phòng Thừa phát lại. Tại Văn phòng, họ trình bày với người tiếp nhận các yêu cầu của mình và yêu cầu Thừa phát lại lập vi bằng đối với hành vi, sự kiện nhất định.
Sau khi phía Văn phòng Thừa phát lại tiếp nhận yêu cầu, Văn phòng Thừa phát lại có trách nhiệm xem xét hành vi sự kiện được yêu cầu lập vi bằng. Nếu hành vi sự kiện là trái pháp luật thì phải từ chối lập vi bằng. Trường hợp yêu cầu lập vi bằng là hành vi sự kiện hợp pháp thì hai bên có thể tiếp tục đến bước thứ hai là thỏa thuận cụ thể về việc lập vi bằng.
Bước 2: Thỏa thuận về việc lập vi bằng
Cá nhân, tổ chức lập vi bằng phải thỏa thuận với Văn phòng Thừa phát lại các nội dung chủ yếu sau:
Nội dung cần lập vi bằng: là các hành vi, sự kiện mà thừa phát lại phải tiến hành lập vi bằng.
Địa điểm, thời gian lập vi bằng: Nơi xảy ra hành vi, sự kiện.
Chi phí lập vi bằng: là kinh phí mà người yêu cầu lập vi bằng phải thanh toán cho Văn phòng thừa phát lại.
Các thỏa thuận khác nếu có: trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng, bồi thường thiệt hại… Theo quy định hiện hành, hình thức của các thỏa thuận trên phải là bằng Văn bản.
Thực tế cho thấy, các Văn phòng Thừa phát lại thường áp dụng dưới hình thức ký kết một Hợp đồng dịch vụ lập vi bằng với Người yêu cầu lập vi bằng.
Bước 3: Tiến hành lập vi bằng Vi bằng (theo mẫu) có thể được lập tại chính trụ sở Văn phòng Thừa phát lại hoặc tại một nơi khác mà khách hàng yêu cầu.
Thừa phát lại mô tả trung thực, khách quan và cụ thể sự kiện hành vi cần ghi nhận; nếu cần thiết có thể tiến hành đo đạc, chụp ảnh, quay phim… đính kèm trong vi bằng. Vi bằng được lập thông thường thành 03 bản: 01 bản đăng ký trại Sở tư pháp, 01 bản cấp cho Người yêu cầu lập vi bằng; 01 bản lưu trữ tại Văn phòng thừa phát lại.
Trường hợp muốn lập nhiều bản hơn, khách hàng và Thừa phát lại có thể cùng nhau thỏa thuận thêm. Trong trường hợp có sai sót về soạn thảo, đánh máy, lỗi kỹ thuật, ghi chép, không làm ảnh hưởng đến nội dung vi bằng thì Thừa phát lại được sửa lỗi đó. Việc thừa phát lại sửa nội dung này cũng tương tự việc sửa lỗi kỹ thuật của Văn bản công chứng.
Vi bằng lập thành 03 bản chính: 01 bản giao người yêu cầu; 01 bản gửi Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập vi bằng; 01 bản lưu trữ tại văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng.
Trong trường hợp có sai sót về kỹ thuật trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn vi bằng mà việc sửa chữa không làm ảnh hưởng đến tính xác thực của vi bằng thì Thừa phát lại được sửa lỗi đó. Việc sửa chữa lỗi kỹ thuật của vi bằng phải được thực hiện bằng văn bản, do Thừa phát lại lập, ký và đóng dấu của Văn phòng Thừa phát lại.
Trong trường hợp vi bằng đã được giao cho người yêu cầu và đăng ký tại Sở Tư pháp thì Thừa phát lại phải thông báo bằng văn bản việc sửa chữa lỗi kỹ thuật cho người yêu cầu và Sở Tư pháp biết. Sở Tư pháp phải có văn bản thông báo việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc sửa đổi, bổ sung cho Thừa phát lại và người yêu cầu biết.
Trước khi ký vào vi bằng, Thừa phát lại tự mình kiểm tra lại giấy tờ tùy thân của khách hàng, người bị lập vi bằng, người làm chứng… và yêu cầu những người tham gia, chứng kiến, người có hành vi bị lập vi bằng ký tên vào vi bằng.
Vi bằng được đóng số theo thứ tự thời gian, ghi vào sổ theo dõi vi bằng và được lập thành 03 bản chính. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại. Vi bằng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Vi bằng lập thành văn bản viết bằng tiếng Việt và có các nội dung chủ yếu như: tên, địa chỉ văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng; địa điểm, giờ, ngày, tháng, năm lập vi bằng; người tham gia khác (nếu có); họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng và nội dung yêu cầu lập vi bằng; nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận; lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng; chữ ký của Thừa phát lại lập vi bằng và đóng dấu văn phòng Thừa phát lại, chữ ký của những người tham gia, chứng kiến (nếu có) và có thể có chữ ký của những người có hành vi bị lập vi bằng.
+ Kèm theo vi bằng có thể có hình ảnh, băng hình và các tài liệu chứng minh khác. Những tài liệu này về nguyên tắc cũng phải được thu thập một cách hợp pháp và đảm bảo các yêu cầu về mặt nội dung, hình thức. Việc lưu trữ, bảo quản các tài liệu này do Văn phòng thừa phát lại thực hiện theo các quy định hiện hành về lưu trữ hồ sơ, tài liệu và chứng cứ.
Bước 4: Đăng ký Vi bằng Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày lập Vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại có trách nhiệm Đăng ký vi bằng tại Sở Tư pháp nơi Văn phòng Thừa phát lại đặt trụ sở.
Bước 5: Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng, cấp bản sao vi bằng (nếu có) Sau khi hoàn tất việc lập Vi bằng, thì Người yêu cầu lập Vi bằng được nhận 01 bản chính Vi bằng. Người yêu cầu lập vi bằng có quyền yêu cầu cấp bản sao Vi bằng với số lượng không hạn chế. Sau đó, Văn phòng thừa phát lại cho khách hàng ký biên bản bàn giao Vi bằng và tiến hành thanh lý thỏa thuận lập vi bằng.
Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng, cấp bản sao vi bằng thừa phát lại tại Hải Dương
Sau khi hoàn thành việc lập vi bằng, thừa phát lại phải giao cho người yêu cầu 01 bản chính. Khi giao vi bằng, thừa phát lại hoặc thư ký nghiệp vụ đề nghị khách hàng ký vào sổ bàn giao vi bằng và thanh lý thỏa thuận lập vi bằng.
Trường hợp Văn phòng thừa phát lại giải thể thì Văn phòng thừa phát lại phải thanh lý các hợp đồng đã ký kết. Đối với những vi bằng đã được lập thì Văn phòng thừa phát lại phải tiếp tục hoàn thành việc đăng ký với Sở Tư pháp trước khi hoàn tất hồ sơ về việc giải thể.
Bản sao vi bằng chỉ được cung cấp trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp bản sao vi bằng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã lập vi bằng.
Công dân không có quyền trực tiếp yêu cầu nhưng có thể đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu Văn phòng thừa phát lại cung cấp bản sao vi bằng để làm căn cứ trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến mình.
Việc cấp bản sao vi bằng do Thừa phát lại đã thực hiện vi bằng quyết định, được thực hiện tại Văn phòng Thừa phát lại sau khi đối chiếu với bản chính và đóng dấu bản sao vi bằng, đồng thời được ghi vào sổ theo dõi vi bằng. Văn bản về việc cung cấp bản sao vi bằng phải được lưu trong hồ sơ vi bằng.
Có thể khẳng định hoạt động lập vi bằng của Thừa phát lại có ý nghĩa và vai trò rất quan trọng trong hoạt động tố tụng nói riêng và đời sống xã hội nói chung. Hy vọng những thông tin cung cấp trong bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu thêm về chức năng cũng như việc thực hiện chức năng này của Thừa phát lại.
Vậy có nên lập vi bằng nhà, đất hay không?
Trước khi tôi trả lời câu hỏi nên hay không thì tôi muốn bạn nhớ kỹ một điều đó là:
Vi bằng tuyệt đối không có giá trị để sang tên nhà, đất cũng không xác lập quyền sở hữu và sử dụng của người mua với nhà, đất.
Khi bạn mua bán, chuyển nhượng nhà đất thì cách duy nhất hợp pháp để xác lập quyền sở hữu và sử dụng cũng như để sang tên được đó là phải lập Hợp đồng có công chứng .
Tuy nhiên không phải trường hợp nào cũng có thể công chứng được, có những trường hợp nhà đất chưa có sổ đỏ, đang vướng quy hoạch treo từ rất lâu, đang có tranh chấp, chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính..v..v..
Với những trường hợp đó thì theo quy định bạn sẽ không thể nào công chứng hợp đồng mua bán chuyển nhượng cũng như không thể sang tên được. Vì vậy nhiều người đã nghĩ đến việc lập vi bằng.ghi nhận sự việc mua bán, chuyển nhượng.
Chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc rằng liệu việc lập vi bằng như vậy có rơi vào trường hợp không được lập vi bằng vì thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật hay không?
Tuy nhiên theo quan điểm của tôi là không bởi vì những giao dịch nêu trên không thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng hay nói đúng hơn là không được công chứng những giao dịch như vậy.
Vậy nếu thừa phát lại lập vi bằng thì có trái quy định của pháp luật không? Chưa chắc, vấn đề này để nói cụ thể thì có lẽ hơi dài dòng, nhưng tôi có thể nói đơn giản là trong một văn bản thì cách sử dụng ngôn từ, câu chữ có thể quyết định tới giá trị pháp lý của văn bản đó. Tôi cho rằng trường hợp này cũng vậy.
Vậy có nên lập vi bằng mua bán chuyển nhượng nhà đất hay không? Tôi cho rằng riêng việc mua bán chuyển nhượng nhà đất không đủ điều kiện đã là một điều không nên và rất rủi ro rồi.
Tuy nhiên vì một lý do nào đó, bạn vẫn thực hiện giao dịch như vậy thì theo tôi bạn nên tìm đến các phương pháp khác phù hợp hơn về mặt pháp lý trước khi nghĩ đến việc lập vi bằng mua bán chuyển nhượng (chẳng hạn ủy quyền công chứng, đặt cọc, hứa mua, hứa bán..v..v..).
Bởi vì tôi cũng không chắc chắn về hiệu lực của vi bằng chuyển nhượng nhà, đất trong những trường hợp như vậy khi ra Tòa sẽ như thế nào.
Trên đây là toàn bộ tư vấn của Rong Ba về quy định lập vi bằng thừa phát lại tại Hải Dương. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tìm hiểu về thừa phát lại tại Hải Dương và những vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.
